Was KI-Integration bei ANDLIS bedeutet

Viele KI-Anwendungen werden kurz ausprobiert und anschließend kaum noch genutzt.

Der Grund liegt häufig nicht an der Technik. Die Anwendung wurde lediglich bereitgestellt, aber nicht an die tatsächliche Arbeitsweise des Unternehmens angepasst.

ANDLIS verbindet künstliche Intelligenz mit Ihren bestehenden Abläufen.

Dabei entstehen Lösungen, die:

• wiederkehrende Aufgaben übernehmen
• Informationen schneller aufbereiten
• Mitarbeitende bei zeitintensiven Tätigkeiten unterstützen
• Wissen im Unternehmen leichter zugänglich machen
• Kundenanfragen vorbereiten oder strukturieren
• manuelle Arbeitsschritte miteinander verbinden
• eine gleichbleibende Qualität unterstützen

Die KI wird nicht neben ihrem Unternehmen aufgebaut. Sie wird in Ihre tägliche Arbeit integriert.

Welche Lösungen wir für sie entwickeln

Individuelle KI-Assistenten

Ein individuell eingerichteter KI-Assistent arbeitet mit ihren Vorgaben, ihrer Sprache und Ihren typischen Aufgaben.

Er kann beispielsweise:

• E-Mails und Schreiben vorbereiten
• Texte überarbeiten und strukturieren
• Informationen zusammenfassen
• Dokumentationen vorbereiten
• Fragen anhand Ihrer Vorgaben beantworten
• Arbeitsanweisungen und Checklisten erstellen
• Mitarbeitende bei wiederkehrenden Aufgaben unterstützen

Der Assistent wird für einen klar definierten Einsatzbereich eingerichtet und auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt.

Interne Wissensassistenten

Wichtige Informationen befinden sich häufig in verschiedenen Ordnern, Handbüchern, Richtlinien und Dateien.

Ein interner Wissensassistent macht dieses Wissen schneller auffindbar.

Er kann beispielsweise Fragen beantworten zu:

• internen Abläufen
• Arbeitsanweisungen
• Produktinformationen
• Qualitätsvorgaben
• Schulungsunterlagen
• häufig benötigten Formularen
• betrieblichen Richtlinien

So müssen Mitarbeitende nicht lange suchen oder dieselben Fragen immer wieder an einzelne Personen stellen.

Assistenten für Kundenanfragen

Wiederkehrende Kundenfragen binden Zeit und müssen häufig ähnlich beantwortet werden.

Ein KI-Assistent kann Anfragen vorsortieren, relevante Informationen zusammenstellen und passende Antwortentwürfe vorbereiten.

Mögliche Anwendungen sind:

• Vorbereitung von E-Mail-Antworten
• Erfassung und Strukturierung von Anfragen
• Beantwortung häufig gestellter Fragen
• Vorbereitung von Termin- oder Angebotsanfragen
• Übergabe komplexer Anliegen an die zuständige Person
• Unterstützung im Kundenservice

Die persönliche Kommunikation bleibt erhalten. Die wiederkehrende Vorarbeit wird reduziert.

KI für Vertrieb und Angebotserstellung

KI kann den Vertrieb unterstützen, ohne das persönliche Verkaufsgespräch zu ersetzen.

Mögliche Lösungen sind:

• Vorbereitung individueller Angebote
• Strukturierung von Kundeninformationen
• Erstellung von Gesprächsleitfäden
• Vorbereitung von Präsentationen
• Formulierung von Nachfass-E-Mails
• Aufbereitung von Leistungen und Kundennutzen
• Unterstützung bei Einwandbehandlung und Gesprächsvorbereitung

So bleibt mehr Zeit für den persönlichen Kontakt und den eigentlichen Abschluss.

Dokumenten- und Textassistenten

In vielen Unternehmen entstehen regelmäßig ähnliche Dokumente, Texte und Auswertungen.

Ein darauf abgestimmter Assistent kann unterstützen bei:

• Berichten und Protokollen
• Vorlagen und Formularen
• Schulungsunterlagen
• Angeboten und Leistungsbeschreibungen
• Zusammenfassungen umfangreicher Dokumente
• Prüf- und Maßnahmenlisten
• internen Mitteilungen
• Präsentationen

Die Inhalte werden nicht jedes Mal vollständig neu aufgebaut. Wiederkehrende Strukturen können gezielt genutzt werden.

Automatisierte Arbeitsabläufe

Nicht jede Aufgabe benötigt eine vollständige KI-Anwendung. Häufig liegt der größte Nutzen darin, mehrere wiederkehrende Arbeitsschritte miteinander zu verbinden.

Mögliche Automationen sind:

• Informationen aus Formularen weiterleiten
• Anfragen automatisch sortieren
• Aufgaben aus eingehenden Informationen erstellen
• Daten zwischen vorhandenen Anwendungen übertragen
• Dokumente automatisch ablegen oder vorbereiten
• Erinnerungen und Folgeprozesse auslösen
• Inhalte zur Prüfung oder Freigabe bereitstellen
• wiederkehrende Auswertungen vorbereiten

Dadurch werden manuelle Zwischenschritte reduziert und Informationen gehen seltener verloren.

So entsteht ihre KI-Integration

1. Ziele und Ausgangslage klären

Zu Beginn betrachten wir, was sie mit dem Einsatz von KI erreichen möchten.

Mögliche Ziele können sein:

• Arbeitszeit reduzieren
• wiederkehrende Aufgaben vereinfachen
• Mitarbeitende entlasten
• Informationen schneller verfügbar machen
• Kundenanfragen strukturierter bearbeiten
• Qualität und Einheitlichkeit verbessern
• neue Leistungen oder Geschäftsmodelle entwickeln

Gleichzeitig betrachten wir ihre bestehenden Abläufe, Systeme und bisherigen Erfahrungen mit KI.

2. Geeignete Prozesse identifizieren

Nicht jeder Prozess eignet sich gleichermaßen für den Einsatz künstlicher Intelligenz.

Wir prüfen deshalb:

1. Welche Aufgaben wiederholen sich regelmäßig?
2. Wo entsteht besonders viel manueller Aufwand?
3. Wo müssen große Informationsmengen verarbeitet werden?
4. Wo treten häufig Verzögerungen oder Fehler auf?
5. Welche Aufgaben benötigen weiterhin zwingend menschliche Erfahrung?
6. Welche Prozesse dürfen nicht unkontrolliert automatisiert werden?

So werden Einsatzbereiche sichtbar, bei denen KI einen tatsächlichen Mehrwert schaffen kann.

3. Anforderungen an die Lösung bestimmen

Bevor eine Anwendung ausgewählt wird, klären wir, was sie leisten muss.

Dazu gehören beispielsweise:

• gewünschte Funktionen
• notwendige Schnittstellen
• Nutzergruppen
• benötigte Daten
• Zugriffs- und Berechtigungskonzepte
• Anforderungen an Speicherung und Hosting
• Möglichkeiten der menschlichen Kontrolle
• erforderliche Dokumentation
• vorhandenes Budget und interne Kapazitäten

Dadurch wird verhindert, dass ein Tool ausgewählt wird, das zwar modern wirkt, aber nicht zu ihren betrieblichen Anforderungen passt.

4. Vorhandene Systeme und Daten prüfen

KI-Lösungen arbeiten nicht unabhängig von der bestehenden Unternehmensstruktur.

Wir betrachten deshalb unter anderem:

• welche Software bereits eingesetzt wird
• welche Daten verfügbar sind
• wie zuverlässig und aktuell diese Daten sind
• welche Schnittstellen benötigt werden
• wo vertrauliche oder personenbezogene Informationen verarbeitet werden
• welche Zugriffsrechte erforderlich sind
• welche technischen oder organisatorischen Einschränkungen bestehen

Eine KI-Lösung kann nur dann zuverlässig arbeiten, wenn die zugrunde liegenden Informationen und Prozesse geeignet sind.

5. Passende KI-Lösungen auswählen

Anschließend vergleichen wir geeignete Anwendungen anhand nachvollziehbarer Kriterien.

Dazu können gehören:

• Funktionsumfang
• Bedienbarkeit
• Datenschutz und Speicherorte
• Vertragsbedingungen
• Nutzung eingegebener Daten
• Sicherheitsfunktionen
• Integrationsmöglichkeiten
• Kosten und Lizenzmodell
• Support und Weiterentwicklung
• Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse
• Abhängigkeit vom Anbieter

Sie erhalten keine Empfehlung allein aufgrund von Bekanntheit oder Werbung.

Die Auswahl richtet sich nach ihrem tatsächlichen Bedarf.

6. Nutzen, Aufwand und Risiken abwägen

Vor der Einführung wird geprüft, ob die geplante Lösung wirtschaftlich und organisatorisch sinnvoll ist.

Dabei betrachten wir:

• erwartete Zeitersparnis
• Entlastung der Mitarbeitenden
• erforderliche Investitionen
• Schulungsaufwand
• technische Voraussetzungen
• mögliche Fehlerfolgen
• rechtliche und organisatorische Risiken
• notwendige Kontrollen
• langfristige Abhängigkeiten

So entsteht eine belastbare Grundlage für Ihre Entscheidung.

7. Kontrollierten Testbetrieb planen

Eine neue KI-Anwendung sollte nicht sofort flächendeckend eingeführt werden.

Ein begrenzter Testbetrieb ermöglicht es, Erfahrungen zu sammeln und frühzeitig zu erkennen:

• ob die Anwendung den erwarteten Nutzen bringt
• wie zuverlässig die Ergebnisse sind
• welche Eingaben gute Ergebnisse erzeugen
• wo Fehler oder Missverständnisse entstehen
• welche Regeln für die Nutzung benötigt werden
• wie Mitarbeitende mit der Anwendung zurechtkommen
• welche Anpassungen vor dem Regelbetrieb erforderlich sind

Der Test wird so gestaltet, dass Risiken begrenzt und Ergebnisse nachvollziehbar ausgewertet werden können.

8. Einführung strukturiert vorbereiten

Auf Grundlage der Testergebnisse wird die weitere Einführung geplant.

Dazu können gehören:

• Festlegung der zugelassenen Einsatzbereiche
• Einrichtung geeigneter Zugänge und Berechtigungen
• Definition menschlicher Prüfungen
• Erstellung verständlicher Nutzungsregeln
• Dokumentation der Anwendung
• Abstimmung mit Datenschutz und AI Compliance
• Vorbereitung der Mitarbeitenden
• Festlegung von Ansprechpartnern und Meldewegen
• Planung regelmäßiger Überprüfungen

Die Struktur wird an Ihre Unternehmensgröße und Ihre tatsächlichen Bedürfnisse angepasst.

9. Mitarbeitende einbeziehen und befähigen

KI kann nur dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn die Menschen im Unternehmen wissen, wie sie damit arbeiten sollen.

Schulungen können unter anderem vermitteln:

• welche Anwendungen freigegeben sind
• welche Daten eingegeben werden dürfen
• wie Ergebnisse kritisch geprüft werden
• welche Fehler und Grenzen zu beachten sind
• wann menschliche Entscheidungen erforderlich bleiben
• wie KI-generierte Inhalte gekennzeichnet werden
• wie Auffälligkeiten und Vorfälle gemeldet werden
• welche internen Regeln gelten

Dabei geht es nicht nur um die Bedienung eines Tools.

Mitarbeitende müssen verstehen, wann KI unterstützt und wann sie sich nicht auf ein Ergebnis verlassen dürfen.

10. Nutzung überprüfen und weiterentwickeln

Mit der Einführung ist die KI-Integration nicht abgeschlossen.

Anwendungen, Anbieter, Funktionen und rechtliche Anforderungen verändern sich.

Deshalb sollte regelmäßig geprüft werden:

• Wird die Anwendung wie vorgesehen genutzt?
• Entsteht der erwartete betriebliche Nutzen?
• Haben sich Funktionen oder Vertragsbedingungen verändert?
• Treten wiederkehrende Fehler auf?
• Sind die festgelegten Kontrollen ausreichend?
• Werden neue Daten oder zusätzliche Zwecke einbezogen?
• Sind Schulungen oder Anpassungen erforderlich?
• Soll die Anwendung erweitert, eingeschränkt oder beendet werden?
• So bleibt die Lösung dauerhaft sinnvoll, kontrollierbar und wirtschaftlich.

Was sie von ANDLIS bei einer KI-Integration erhalten

Je nach Ausgangslage und Auftrag gehören dazu beispielsweise:

• KI-Bestandsaufnahme im Unternehmen
• Analyse geeigneter Einsatzbereiche
• Prozessaufnahme und Potenzialanalyse
• Definition konkreter Ziele und Anforderungen
• Vergleich geeigneter KI-Anwendungen
• Anbieter- und Toolauswahl
• Prüfung technischer und organisatorischer Voraussetzungen
• Wirtschaftlichkeits- und Nutzenbetrachtung
• Planung eines kontrollierten Testbetriebs
• Entwicklung von Testszenarien und Bewertungskriterien
• Unterstützung bei Einrichtung und Erprobung
• Entwicklung von Prompts und Nutzungsvorlagen
• Planung von Zugriffs- und Berechtigungskonzepten
• Erstellung interner Nutzungsregeln
• Dokumentation der eingesetzten KI-Anwendungen
• Abstimmung mit Datenschutz und AI Compliance
• Schulung der Mitarbeitenden
• Begleitung bei der Einführung
• Überprüfung und Optimierung der Nutzung
• Entwicklung individueller KI-Assistenten und Bots
• Planung geeigneter Automationen
• Weiterentwicklung bestehender KI-Prozesse

Sie erhalten keine Sammlung beliebiger KI-Tools. Sie erhalten eine Lösung, die aus ihren Zielen und Arbeitsabläufen entwickelt wird.

Der wirtschaftliche Nutzen

Eine gut integrierte KI-Lösung kann ihrem Unternehmen täglich Zeit zurückgeben.

Sie reduziert wiederkehrende Handarbeit, beschleunigt die Vorbereitung von Aufgaben und macht vorhandenes Wissen schneller nutzbar.

Das bedeutet für ihr Unternehmen:

• kürzere Bearbeitungszeiten
• weniger manuelle Routinetätigkeiten
• schnellere Verfügbarkeit von Informationen
• einheitlichere Arbeitsergebnisse
• Entlastung Ihrer Mitarbeitenden
• weniger unnötige Software und Einzellösungen
• bessere Nutzung vorhandener Ressourcen
• mehr Zeit für Kunden, Führung und wertschöpfende Aufgaben
• KI-Integration soll sich für Ihr Unternehmen rechnen

Sie investieren nicht in eine Technologie, weil sie gerade modern ist.

Sie investieren in eine Lösung, die Arbeit abnimmt, Abläufe verbessert und einen nachvollziehbaren Nutzen schafft.

Eine Lösung, die zu ihrem Unternehmen passt

Standardprogramme bieten viele Funktionen. Doch nicht jede Funktion wird benötigt und nicht jede Anwendung passt zu den bestehenden Abläufen.

ANDLIS beginnt deshalb bei Ihrer konkreten Aufgabe.

Sie erhalten keine KI-Lösung von der Stange. Sie erhalten eine Lösung, die zu ihrem Unternehmen, ihren Zielen und ihrer täglichen Arbeit passt.

Welche Aufgabe soll KI für sie übernehmen?

Vielleicht möchten sie Kundenanfragen schneller bearbeiten.

Vielleicht soll vorhandenes Wissen besser zugänglich werden. Vielleicht möchten sie wiederkehrende Büroarbeit reduzieren oder einen individuellen Assistenten für ihr Team entwickeln.

Im Orientierungsgespräch betrachten wir, welche Aufgabe besonders viel Zeit bindet und welche KI-Integration dafür sinnvoll sein kann.